כדאי לציין את מספר המשתתפים, המועד הרצוי, מטרת המפגש, העדפות הקבוצה והאם נדרשת שהייה ממושכת יותר. הפרטים האלה יסייעו לבחון את האפשרויות ולתאם את האירוח בצורה מתאימה.

מומלץ להגדיר מראש אם הדגש הוא על היכרות, תקשורת, זמן חברתי או הפוגה מהשגרה, ולשתף בכך בעת הפנייה. כך אפשר לבחון את מבנה היום ואת האופן שבו המרחב יתאים לקבוצה.

הצ'ק אין הוא בשעה 14:00 והצ'ק אאוט בשעה 10:00. אם אתם מתכננים יום פעילות סביב שעות אלה, מומלץ לבנות את לוח הזמנים בהתאם ולתאם מראש את פרטי ההגעה והעזיבה.

אירוח בשבת–מוצ״ש מתאפשר לפי סיכום מראש. בעת הפנייה כדאי לציין את המועד הרצוי ואת מבנה המפגש, כדי לבדוק את פרטי האירוח ולתאם את ההגעה בהתאם.

במתחם הדקל יש חניה פרטית ומסודרת. אם המשתתפים מגיעים בכמה כלי רכב, כדאי לציין זאת מראש ולרכז את פרטי ההגעה, כדי שהקבוצה תוכל להגיע בצורה מסודרת.

המקום מתאים למשפחות גדולות ולקבוצות חברים, וימי גיבוש יכולים לכלול משתתפים עם סגנונות שונים. מומלץ לתכנן מראש שילוב של פעילות, זמן חופשי ומנוחה, ולשתף את המקום בצרכים המיוחדים של הקבוצה.